Άρθρο: Η ορθή χρήση της κάρτας εργασίας στην εστίαση – Ρόλοι, ευθύνες και κρίσιμα σημεία συμμόρφωσης

Η εφαρμογή της ψηφιακής κάρτας εργασίας έχει φέρει σημαντικές αλλαγές στον τρόπο παρακολούθησης του πραγματικού χρόνου εργασίας, ειδικά στον κλάδο της εστίασης, όπου οι αλλαγές βάρδιας, οι μη προβλέψιμες ανάγκες και οι εξωτερικές εργασίες είναι συχνές. Για να λειτουργήσει σωστά το σύστημα, απαιτείται καλή ενημέρωση τόσο από τους εργοδότες όσο και από τους εργαζομένους, καθώς και ξεκάθαρος διαχωρισμός των ευθυνών κάθε πλευράς.

Ποιοι χτυπούν κάρτα σήμερα ;

Την ψηφιακή κάρτα χτυπούν όλοι οι εργαζόμενοι που βρίσκονται με φυσικό τρόπο μέσα στις εγκαταστάσεις του εργοδότη.

Δεν χτυπούν κάρτα:

• Εργαζόμενοι που εκτελούν εξωτερικές εργασίες (π.χ. αγορές, προμήθειες).
  
  

• Εργαζόμενοι που απασχολούνται με τηλεργασία.
  
  

Οι δύο πυλώνες της κάρτας εργασίας

Η ορθή λειτουργία της κάρτας στηρίζεται σε δύο παράλληλους και αλληλοσυμπληρούμενους πυλώνες:

1. Το δηλωμένο ωράριο (χρονικά όρια εργασίας)

Αφορά τις ώρες που έχουν δηλωθεί στο ΕΡΓΑΝΗ με το ψηφιακό ωράριο εργασίας : βάρδιες, διάλειμμα, αλλαγές ωραρίου, τυχόν αναθεωρήσεις.

2. Τα πραγματικά χτυπήματα της κάρτας

Αποτελούν την πραγματική παρουσία του εργαζομένου στον χώρο εργασίας.

Γιατί δεν πρέπει να υπάρχουν αποκλίσεις

Η νομοθεσία απαιτεί απόλυτη συνέπεια μεταξύ:

• του δηλωμένου ωραρίου και
  
  

• των χτυπημάτων της κάρτας.
  
  

Οι αποκλίσεις οδηγούν σε λάθος μισθοδοσία και πιθανά πρόστιμα.

Αν τα χτυπήματα είναι μεγαλύτερα από το δηλωμένο ωράριο:

Ο εργοδότης θα πρέπει να πληρώσει:

• Υπερεργασία ή
  
  

• Υπερωρία
  ανάλογα με τις επιπλέον ώρες.
  
  

Αν τα χτυπήματα είναι μικρότερα από το δηλωμένο ωράριο:

Ο εργαζόμενος πληρώνεται το δηλωμένο ωράριο (π.χ. 8ωρο), εκτός αν υπάρχει δηλωμένη άδεια ή έγκυρη απουσία.

Ο ρόλος του απολογιστικού ωραρίου

Για να διορθώνονται λάθη, παραλείψεις ή αλλαγές τελευταίας στιγμής, ο νόμος προβλέπει το απολογιστικό ωράριο.

Ο λογιστής μπορεί να υποβάλλει διορθώσεις μέχρι το τέλος του επόμενου μήνα.
Είναι ένα κρίσιμο εργαλείο για να συμφωνούν:

• οι παρουσίες,
  
  

• οι πραγματικές ώρες,
  
  

• και η τελική μισθοδοσία.
  
  

Ο καθοριστικός ρόλος των απουσιών

Οι απουσίες έχουν πλέον ακόμα μεγαλύτερη σημασία από τα ίδια τα χτυπήματα της κάρτας.

Κάθε απουσία πρέπει:

• να είναι τεκμηριωμένη,
  
  

• να δηλώνεται σωστά (άδεια, ασθένεια, ρεπό, κ.λπ.),
  
  

• να υποβάλλεται στο ΕΡΓΑΝΗ από τον λογιστή μέχρι το τέλος του επόμενου μήνα.
  
  

Παράδειγμα:

Αν κάποιος δεν χτυπήσει κάρτα και δεν έχει δηλωθεί άδεια →
Αυτό μπορεί να θεωρηθεί παράβαση, με σημαντικές κυρώσεις για την επιχείρηση.

Υπερωρίες και νομικά όρια

Οι επιχειρήσεις εστίασης πρέπει να δίνουν ιδιαίτερη προσοχή στα όρια υπερωριών που επιτρέπονται από την εργατική νομοθεσία.
Το σύστημα της κάρτας κάνει εξαιρετικά εύκολο τον εντοπισμό:

• Μη δηλωμένων υπερωριών
  
  

• Υπέρβασης επιτρεπόμενων ορίων
  
  

• Ελλιπών χτυπημάτων
  
  

Γι’ αυτό οι υπερωρίες πρέπει:

• να δηλώνονται πριν την πραγματοποίηση (στην περίπτωση που η επιχείρηση δεν εφαρμόζει απολογιστικό) ,
  
  

• να είναι εντός των επιτρεπόμενων ορίων ,
  
  

• και να αποτυπώνονται σωστά στην κάρτα.
  
  

Συμπέρασμα  

Με την εφαρμογή της ψηφιακής κάρτας εργασίας, οι παραβάσεις εντοπίζονται άμεσα και αυτόματα.
Για τον κλάδο της εστίασης όπου το ανθρώπινο δυναμικό και οι βάρδιες αλλάζουν συχνά  η σωστή ενημέρωση, ο σαφής διαχωρισμός ευθυνών και η συστηματική τήρηση των διαδικασιών είναι πλέον απαραίτητα για την αποφυγή προστίμων και τη διασφάλιση της ομαλής λειτουργίας της επιχείρησης.

Τέλος, η επιλογή του σωστού συνεργάτη–λογιστή αποτελεί καθοριστικό παράγοντα για τη σωστή εφαρμογή της ψηφιακής κάρτας εργασίας. Ένας έμπειρος λογιστής μπορεί να καθοδηγήσει την επιχείρηση, να διασφαλίσει την ορθή τήρηση των διαδικασιών, να εντοπίζει εγκαίρως αποκλίσεις και να προστατεύει τον εργοδότη από λάθη που μπορεί να οδηγήσουν σε σοβαρές κυρώσεις. Η σωστή συνεργασία είναι πλέον αναπόσπαστο μέρος της συμμόρφωσης. 

Aναστασάς Μιχάλης - Λογιστής Φοροτεχνικός Α΄Τάξης Απόφοιτος ΑΕΙ Πειραιά